Anleitung Mail-Filter-Einstellungen via RoundCube
Motivation
Seit den späten 1990er wird jede E-Mail-Box mit Spam überflutet. Das ist zwar besser geworden seit Spam-Versender begonnen haben von E-Mail auf andere Kanäle (soziale Medien, SMS usw.) umzusteigen, ist aber immer noch lästig.
Leider wird E-Mail trotzdem immer üblicher, und die Gerichte tendieren dazu E-Mails mit normalen Briefen gleichzustellen - weshalb es juristisch problematisch ist Spam automatisch wegzufiltern.
Wir trauen uns daher selbst bei E-Mails die zu 99,999% Spam sind nicht mehr die ohne explizite Zustimmung des Empfängers wegzufiltern.
Stattdessen bieten wir Ihnen die Möglichkeit Server-seitige Filter einzurichten und versuchen das mit der folgenden Anleitung so einfach als möglich zu machen.
Vorbedingungen
Die folgende Anleitung benutzt ein sieve-management-Plugin unseres neuen Webmailers, RoundCube, um Serverseitige Filterregeln für eingehende E-Mails zu erstellen.
Alternativ dazu kann man auch die Filterfunktionen oder Sieve-Management-Plugins normaler Mailprogramme verwenden - aber man sollte sich für eine Variante entscheiden und die dann beibehalten. Insbesondere die abwechselnde Verwendung verschiedener Sieve-Manager führt in's Chaos.
Der hier beschriebene Variante, das Management von Serverseitigen Sieve-Filter über RoundCube, ist die empfohlene Variante und nur für diese können wir Support leisten.
Diese Variante ist durchaus auch dann sinnvoll wenn man E-Mails normalerweise mit einem normalen Mailprogramm liest, weil man kann ...
das was man selber als "sicher Spam" einschätzt gleich am Server entsorgen,
das was man als "höchstwahrscheinlich Spam" einschätzt am Server in einen Ordner "WahrscheinlichSpam" leiten und z.B. 1x die Woche auf false positives prüfe und dann leeren
eine WhiteList davorschalten damit man E-Mails von der eigenen Bank o.ä. immer erhält, auch wenn das oft Spam oder Phishing ist
Die Anleitung
Achtung: Etwaige Anführungszeichen dienen nur der Abgrenzung in der Anleitung und sind nie in irgendwelche Textfelder einzugeben!
Anmeldung im RoundCube
Also:
https://webmail.mailhaus.at/rcm/ ansurfen
Benutzername: Mailadresse der Mailbox (analog dem was man im Mailprogramm eingetragen hat)
Passwort: Zugehöriges Passwort
Knopf "Anmelden"
Benutzeroberfläche (Skin) auf "Classic" stellen
Leider funktioniert das managesieve-Plugin im Skin "iteg" (eine Variante von "Larry") nicht mehr, daher muss auf "Classic" umgestellt werden:
Rechts oben auf "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol)
Links, in der 1. Spalte ("Einstellungen"), ganz oben auf "Benutzeroberläche"
Im Abschnitt "Oberflächendesign" auf die erste Option, "Classic", stellen
Unten auf "Speichern"
Filtermanager betreten
Rechts oben auf "Einstellungen"
Oben 2. Zeile mittig auf "Filter"
Hier sollte jetzt in der 2. Spalte "Filter" stehen "Keine Filter gefunden", ausser man hat schon Filter angelegt
Filter 1: WhiteList
Eine WhiteList soll dafür sorgen dass E-Mails mit bestimmten wichtigen Absendern o.ä. auf jeden Fall durchkommen. Z.B. die eigene Hausbank.
Durch dieses "Schlupfloch" rutschen zwar auch immer wieder unerwünschte E-Mails, aber nur wenige.
Als Beispiel wird angenommen dass man E-Mails von "musterbank.at" und E-Mails mit "Urlaub" im Betreff auf jeden Fall erhalten will.
In der 2. Spalte ("Filter"), ganz unten auf das grosse graphische +
In der 3. Spalte ("Neuer Filter"), Filtername: "WhiteList" eintragen
Im Absatz "Filterregeln", Radio-Button "trifft irgendeine der folgenden Regeln" markiert lassen
Direkt darunter, für E-Mails von "musterbank.at":
Linkes Dropdown auf "Absender" stellen
Rechtes Dropdown auf "enthält" stellen
im Textfeld daneben "musterbank.at" eintragen
Für E-Mails mit "Urlaub" im Betreff:
Im Absatz "Filterregeln" ganz rechts neben dem Textfeld auf das graphische +
Eine zweite Zeile für eine zweite Bedingung wird erzeugt
Linkes Dropdown auf "Betreff" belassen
Rechtes Dropdown auf "enthält" stellen
Im Textfeld "Urlaub" eintragen (FIXME case!?)
Ggfs. eigene bzw. weitere Filterregeln anlegen
Im Absatz "Filteraktionen":
Linkes Dropdown auf "Verschiebe Nachricht nach" belassen
Rechtes Dropdown auf "Posteingang" belassen
"Speichern"
Hier als Screenshot, leider im falschen Skin:
.
Filter 2: "sicherer" Spam
Als nächstes werfen wir weg was sicher Spam sein wird, z.B. E-Mails mit Spam-Score 10 oder höher.
In der 2. Spalte, "Filter", ganz unten auf das grosse graphische +
In der 3. Spalte ("Neuer Filter"):
Filtername: "Spam (sicher)" eintragen
Im Absatz "Filterregeln", Radio-Button "trifft alle folgenden Regeln" auswählen
Zuerst müssen wir sicherstellen dass negative Spam-Score nichts triggert:
Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
Rechte Dropbox auf "enthält nicht"
Textfeld auf "-".
Ganz rechts neben dem Textfeld auf das graphische +
Eine zweite Zeile für eine zweite Bedingung wird erzeugt, wo wir die numerische Prüfung machen
Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
Rechte Dropbox auf "weitere Optionen"
Darunter, "Operator" auf "Wert ist mindestens" stellen
"Komparator" auf "zahlenmäßige Übereinstimmung" stellen
"Test-Zeichenkette" z.B. auf "10" (nur ganze Zahlen verwenden!)
Im Absatz "Filteraktionen":
Linkes Dropdown auf "Verwerfe Nachricht" stellen
"Speichern"
Hier als Screenshot, leider im falschen Skin:
Filter 3: vermuteter Spam
Als letztes schieben wir E-Mails die vermutlich Spam sind, z.B. solche mit Spam-Score 5 oder höher, in einen Folder "Spam" den wir künftig wöchentlich via Webmail durchschauen.
Zunächst müssen wir einen Server-seitigen Ordner anlegen:
Links in 1. Spalte ("Einstellungen") auf "Ordner"
In der 2. Spalte "Ordner" ganz unten auf das grosse graphische +
In der 3. Spalte "Ordnereigenschaften":
Ordnername "Spam" (oder "MayBeSpam" o.ä.)
"Eltern" auf "—" belassen.
"Speichern"
Jetzt können wir das als Ziel für eine Regel verwenden die eben wahrscheinlichen Spam dort hineinschiebt:
Links in 1. Spalte ("Einstellungen") auf "Filter"
In der 2. Spalte, "Filter", ganz unten auf das grosse graphische +
In der 3. Spalte ("Neuer Filter"):
Filtername: "Spam (vermutlich)" eintragen
Im Absatz "Filterregeln", Radio-Button "trifft alle folgenden Regeln" markiert lassen
Zuerst müssen wir sicherstellen dass negative Spam-Score nichts triggert:
Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
Rechte Dropbox auf "enthält nicht"
Textfeld auf "-".
Ganz rechts neben dem Textfeld auf das graphische +
Eine zweite Zeile für eine zweite Bedingung wird erzeugt, wo wir die numerische Prüfung machen
Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
Rechte Dropbox auf "weitere Optionen"
Darunter, "Operator" auf "Wert ist mindestens" stellen
"Komparator" auf "zahlenmäßige Übereinstimmung" stellen
"Test-Zeichenkette" z.B. auf "5" (nur ganze Zahlen verwenden!)
Im Absatz "Filteraktionen":
Linkes Dropdown auf "Verschiebe Nachricht nach" stellen
Rechtes Dropdown auf "Spam" stellen
"Speichern"
Hier als Screenshot, leider im falschen Skin:
Anmerkungen und Tips
Keine Umlaute
Bei Filtern mit Textsuche ist es besser auf Umlaute zu verzichten, Umlaute in Mail-Headern sind eine Wissenschaft.
Gross- und Klein-Buchstaben
Text-Filter, z.B. "enthält" oder "enthält nicht", unterscheiden nicht nach Gross- bzw. Kleinbuchstaben.