Einleitung

Über 12 Jahre nach dem Aufbau unseres E-Mail-Systems mailhaus.iteg.at ist es an der Zeit wieder einen Modernisierungs-Sprung zu machen: Wir stellen sukzessive auf eine modernere und ausgefeiltere und zugleich leichter wartbare Lösung umzustellen, mailcow.iteg.at.

Für die meisten Benutzer ändert sich nicht viel, es muss nur einmailg ein neues Passwort gesetzt und dieses nebst der neuen Server-Adresse in der Konfiguration des eigenen Mail-Programmes eingetragen werden.

Für Webmail-Nutzer fällt RoundCube-Mail weg, das neue System enthält die Webmail-Lösung SOGo die über zusätzliche Features verfügt.

Einzelne Benutzer die ein ITEG-Mailsystem für eine Dateiablage halten werden an Quotas stossen und darüber individuell kontaktiert.

Die Umstellung erfolgt Domain für Domain, wobei jeweils schon vorab eine Vorwarnung erfolgt.

Imzuge der Umstellung erhält jede alte Mailbox eine Nachricht mit den wichtigsten Infos, nämlich dem temporären Passwort für die neue Mailbox und einen Link zu dieser Information. Die alten Mailboxen bleiben jeweils noch eine Zeitlang erhalten, neue eingehende E-Mails landen aber ab der Umstellung nur mehr in der neuen Mailbox.

Bei offenen Fragen gerne eine E-Mail an admin@iteg.at schicken, das geht natürlich auch von E-Mail-Adressen bei anderen Anbietern.

Ablauf der Umstellung je Domain

Vorbereitung

• Mehrere Tage im vorhinein: Vorwarnung per E-Mail, je nach Domain an alle Mailboxen oder nur an ausgewählte Kontaktpersonen zur individuellen Weiterleitung

Umstellung durch ITEG

• Anlage der neuen Mailboxen

• Kopie der am alten Server liegenden E-Mails auf den neuen Server

• E-Mail mit jeweiligem Ersteinstiegs-Passwort für neue Mailbox an jede alte Mailbox, natürlich verschiedene Passwörter bei jeder Mailbox

• Umstellung des MX-Records für die umgestellte Domain, also Veröffentlichung der Zuständigkeit des neuen Mailservers

• Umkonfiguration des alten Mailservers auf Secondary für die umgestellte Domain, sodass DNS-Latenzen nicht zur Ansammlung von neuen E-Mails in altem und neuem System führen

Prüfung der alten Mailbox auf ungelesene E-Mails

Vor allem bei der Verwendung von IMAP könnte es sein dass während der Umstellung eingetroffene E-Mails nur in der alten Mailbox existieren und für das automatische Umkopieren zu spät kommen.
Wir werden versuchen das zu vermeiden, es kann aber nicht ganz ausgeschlossen werden.

Setzen eines neuen Passwortes durch die Endbentuzer

Jeder Benutzer muss sich auf mailcow.iteg.at mit dem Ersteinstiegs-Passwort anmelden und ein neues Passwort für seine Mailbox vergeben.

Es wird empfohlen in nicht zu kurzes Passwort zu wählen (lieber länger und dafür keine schwer zu tippenden Sonderzeichen) und einen Passwort-Manager zu verwenden.

Anpassung des Mail-Kontos im Mail-Programm (z.B. “Mozilla Thunderbird”) durch die Endbenutzer

Für die meisten Benutzer dürfte es am einfachsten sein bestehende Mailkonten zu ändern.
Alternativ kann das neue Mailkonto parallel zum alten angelegt werden. In diesem Fall sollten alle Einstellungen der neuen Mailbox weitgehend automatisch erkannt werden.

Übersicht der Änderungen für Umstellung eines Mailzugangs:

Ggfs.: Übertragen von Sieve-Scripts (Filter), Webmail-Adressbüchern, u.ä.

Einige wenige Benutzer verwenden Sieve-Scripts zur Filterung von E-Mails. Diese eigenen sich aufgrund leicht unterschiedlicher Ansätze nicht zur automatischen Übertragung, sind aber Teil der individuellen Umstellungs-E-Mails und können im neuen System über die Web-Schnittstelle eingepflegt werden.

Ebenfalls einige wenige Benutzer verwenden Adressbücher im alten Webmail

Wochen später: Abdrehen der alten Mailboxen durch ITEG

Ca. im xxx 2025 werden wir den alten Mailserver abdrehen.

Im Notfall können wir aber noch einige Monate bis Jahre auf Backups zugreifen, das Internet vergisst nicht.

WebDisclaimer: Neue Features nicht Supported sondern nur “as is”

Das neue System enthält mit SOGo eine kleine Groupware-Lösung, mit Möglichkeiten wie persönlcihen und geteilten Adressbüchern und Kalendern sowie ActiveSync-Support.

Diese neuen Funktionen dürfen auf eigenes Risiko verwendet werden, wir können dafür aber keinen vollen Support leisten.